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SECRETAIRE / OFFICE MANAGER H/F – CDI

Lieu
Paris 7 (Ile de France)
Type de contrat
Cdi
Fonction
Domaine d'activité
Services

Notre Client, est une société spécialisée dans l’architecture intérieure et la décoration intérieure créée en 1964 à Londres et travaillant principalement pour une clientèle privée internationale haut de gamme ainsi que sur des projets commerciaux haut de gamme.

Le bureau parisien est constitué d’une équipe de 12 à 16 personnes selon la charge de travail et est installé dans de tout nouveaux bureaux situés à Saint Germain des Près. Les deux autres bureaux sont à Londres et New York.

Dans le cadre de sa structuration, le cabinet recrute un(e): Secrétaire / Office Manger H/F.

En lien direct avec l’associé du cabinet, vous gérez son emploi du temps professionnel et personnel et organisez ses voyages. Dans ce cadre-là, vous êtes régulièrement en contact avec les clients de la société ainsi qu’avec vos alter égos des bureaux de Londres et de New York.

MISSIONS :

Sous la responsabilité directe du Directeur Général, vous contribuez à la bonne gestion quotidienne de la vie du bureau et organisez les voyages des collaborateurs. Dans ce cadre, les principales tâches qui vous incombent sont :

  • Accueil / Secrétariat / Standard téléphonique / Emails et courriers / DHL FedEx / Photocopieur
  • Organisation et suivi des voyages et visas et de leur facturation à transmettre à la comptabilité ;
  • Tenue de l’agenda partagé des congés payés et des voyages / Compte rendu réunion mensuelle du bureau ;
  • Commande des fournitures et gestion des stocks consommables pour collaborateurs et femme de ménage ;
  • Réorganisation et tenue des formulaires administratifs divers ;
  • Organisation du dîner dété du bureau et du déjeuner de Noel avec le bureau de Londres ;
  • Projets spéciaux de façon ponctuelle comme livre, etc… ;
  • Suivi de la presse / Albums photos / Archivage photothèque projets ;
  • Création et mise à jour du « TZA office book ».
    Vous êtes titulaires d’une formation universitaire et vous avez acquis au moins dix ans d’expérience à un poste similaire.
    Vous maîtrisez un anglais courant. A ce titre, vous êtes doté d’une excellente communication orale et écrire en français et en anglais.
    Vous maîtrisez Pack Office 2010 (Word, Excel, PowerPoint, etc…) et vous avez une parfaite connaissance en organisation de voyages.
    Vous faites preuve de discrétion, confidentialité, ponctualité, rigueur, excellente organisation, dynamisme et enthousiasme, vous êtes volontaire, créatif, curieux et pro-actif et fort esprit d’équipe. Enfin vous avez un esprit analytique, une forte capacité de travail et d’adaptation et vous savez avoir des fonctions polyvalentes.

Référence : LP-0181

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