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Office Manager

Lieu
Paris (Île-de-France)
Type de contrat
Cdi
Fonction
Domaine d'activité
Construction - BTP

Nous recherchons pour un de nos clients, cabinet d’architecture un(e) office manager.

Les tâches à prendre en charge sont nombreuses et diverses:
Comptable unique :

  • Tenue de la comptabilité y/c arrêtés de compte périodique, compta fours : saisie comptable, compta clients : facturation, recouvrement,… ;
  • Déclarations TVA, impôts & taxes ; édition des liasses fiscales
  • Gestion RH agence : gestion des variables de paie, suivi des absences, ndf, …

Secrétariat général :

  • Répondre aux appels et sollicitations téléphoniques
  • Etablissement/Mise en forme et envoi des courriers.
  • Suivi des courriers reçus et envoyés

Secrétariat de direction :

  • Gestion des prises de rendez vous
  • Gestions des courriers entrants-sortants
  • Accueil téléphonique
  • Gestion des évènements interne et externe

Secrétariat des chantiers :

  • Rédaction des certificats de paiements entreprises de travaux,
  • Rédaction des ordres de service,
  • Compilation, classement et envoi des ordres de services, des situations de travaux,
  • Vérification des dossiers d’agrément de sous-traitance,
  • Relecture, mise en page et envoi des divers courriers du service EXE,

Vie de l’agence / services généraux :

  • Suivi, gestion et commande des consommables nécessaires
  • Suivi et gestion du parc informatique de l’agence en lien avec notre prestataire informatique
  • Organisation des différents évènements de l’agence
  • Répondre aux sollicitations des collaborateurs sur les besoins quotidiens (consommables, questions RH,….)

Nous recherchons une personne avec 5 ans d’expérience minimum
Bac +2 minimum
Les qualités requises:
Capacité d’organisation,
Bienveillance,
Rapidité,
Intelligence de situation.

Le poste est rattaché à un Directeur Administratif et Financier.

Référence : LP-0308

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