Office Manager

Nous recherchons pour un de nos clients, cabinet d’architecture un(e) office manager.

Les tâches à prendre en charge sont nombreuses et diverses:
Comptable unique :

• Tenue de la comptabilité y/c arrêtés de compte périodique, compta fours : saisie comptable, compta clients : facturation, recouvrement,… ;
• Déclarations TVA, impôts & taxes ; édition des liasses fiscales
• Gestion RH agence : gestion des variables de paie, suivi des absences, ndf, …

Secrétariat général :

• Répondre aux appels et sollicitations téléphoniques
• Etablissement/Mise en forme et envoi des courriers.
• Suivi des courriers reçus et envoyés

Secrétariat de direction :

• Gestion des prises de rendez vous
• Gestions des courriers entrants-sortants
• Accueil téléphonique
• Gestion des évènements interne et externe

Secrétariat des chantiers :

• Rédaction des certificats de paiements entreprises de travaux,
• Rédaction des ordres de service,
• Compilation, classement et envoi des ordres de services, des situations de travaux,
• Vérification des dossiers d’agrément de sous-traitance,
• Relecture, mise en page et envoi des divers courriers du service EXE,

Vie de l’agence / services généraux :

• Suivi, gestion et commande des consommables nécessaires
• Suivi et gestion du parc informatique de l’agence en lien avec notre prestataire informatique
• Organisation des différents évènements de l’agence
• Répondre aux sollicitations des collaborateurs sur les besoins quotidiens (consommables, questions RH,….)

Nous recherchons une personne avec 5 ans d’expérience minimum
Bac +2 minimum
Les qualités requises:
Capacité d’organisation,
Bienveillance,
Rapidité,
Intelligence de situation.

Le poste est rattaché à un Directeur Administratif et Financier.

Référence : LP-0308